Notulen ALV 07-05-2009 PDF Afdrukken E-mail

Verslag van de Algemene Ledenvergadering Vereniging Witte Wijk Molenberg Heerlen

d.d. 7 mei 2009 in het SBM-gebouw, Jacob van Maerlantstraat 35.

Aanwezig: dhr. Elema, mevrouw Elema (Voorzitter), dhr. V.d.Eijnden, mevr. V.d. Eijnden, mevr. Van Schijndel (secr. - notulen), dhr. Loos, dhr. Eggen, dhr. Ruyters, dhr. Hummel (Wonen Zuid), dhr. Selker, dhr. Technau, dhr. Erven, mevr. Frasolek, dhr. Rogalski, mevr. V.d. Akker, dhr. Franssen, mevr. Franssen, mevr. Dassen, dhr. Cremers, dhr. Keuls, dhr. Trompetter, dhr. Smeets (accountant).

Afwezig met kennisgeving: dhr. Van Dijk, dhr. Slangen

Afwezig zonder kennisgeving: dhr. Eymael (kascontrolecommissie), dhr. Theunissen (kascontrolecommissie)

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1. Opening

De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Een bijzonder welkom aan dhr. M. Hummel van Wonen Zuid die waarschijnlijk in de toekomst het aanspreekpunt bij Wonen Zuid zal zijn en een welkom aan dhr. Jo Smeets, de accountant.

2. Bespreking jaarstukken 2008

Verslag Kascommissie

Mevr. V.d. Akker (Zondagstraat 13) vertegenwoordigt de kascontrolecommissie. Zij overhandigt de akkoordverklaring van de gecontroleerde stukken.

Goedkeuren en bespreken jaarstukken en exploitatiekosten

Voor dit agendapunt is dhr. J. Smeets van Smeets Accountancy uit Kerkrade uitgenodigd die de betreffende stukken heeft samengesteld en deze voorziet van een toelichting en zijn advies aangaande het financiёle beleid van de vereniging. Dhr. Smeets reikt de financiёle jaarstukken (resultatenrekening en balans), alsmede de begroting over 2009 en 2010, uit aan alle aanwezigen en geeft een toelichting hierop.

De verwachting is dat het tekort in de begroting de komende jaren zal oplopen indien de maandelijkse bijdrage ongewijzigd blijft. Met name de kostenpost Onderhoud Groenvoorziening is aanzienlijk gestegen. Geїnformeerd wordt naar de oorzaak van de stijging van deze kostenpost. Dit punt zal verder in de vergadering nader worden behandeld. De leden verlenen goedkeuring aan de uitgereikte financiële jaarstukken.

Decharge aan het bestuur.

De aanwezige leden verlenen terzake decharge aan het bestuur en de penningmeester.

(Her)benoeming leden kascontrolecommissie voor 2009

Mevrouw Dassen (Dr. Nolensplein23) stelt zich kandidaat en unaniem wordt besloten dat mevrouw Dassen tot de kascontrolecommissie zal toetreden. De heer Theunissen (Dinsdagstraat 10) maakt thans voor het tweede jaar deel uit van de commissie en is gerechtigd om nog één jaar zitting te nemen; de heer Eymael (Dinsdagstraat 8) was afgelopen jaar voor het eerst lid van de kascontrolecommissie en is gerechtigd om nog twee jaar zitting te nemen.

3. Eventuele aanpassingen van de bijdragen

De voorzitter licht toe waarom de kosten voor de groenvoorziening worden verhoogd. Voor onkruidbestrijding mag van overheidswege geen gebruik meer worden gemaakt van gifmiddelen (het spuiten van Caseron) maar dient nu handmatig door middel van extra schoffelbeurten te gebeuren. Dit is arbeidsintensiever en vergt meer manuren. De nieuwe offertes van het Licom waren bij herhaling onacceptabel hoog; reden waarom er ook voor is gekozen om elders offertes op te vragen. Een tweede reden om te kiezen voor een ander hoveniersbedrijf is dat er in 2008 veel klachten zijn ontvangen over het groenonderhoud door Licom in onze wijk. Ook eiste het Licom een groot bedrag voor de aanpassingen van de tuintekeningen en de opmetingen die hiervoor naar hun idee nodig waren. Inmiddels is voor het groenonderhoud door het bestuur aldus gekozen voor Groen Totaal. Deze firma bracht een offerte uit die ca. € 960 voordeliger was dan de laatst ontvangen offerte van het Licom. De reacties op het werk van Groen Totaal tot dusver zijn verdeeld, maar over het algemeen toch positief. Diverse bewoners hebben geklaagd dat het gemaaide gras niet meer wordt opgeruimd. De reden waarom het gemaaide gras niet wordt opgeruimd is dat dit extra meststof voor het gras oplevert en het gras en de ondergrond voorziet van de nodige stikstof. In het verleden waren er veel klachten over de grote machinemaaier met opvangbak van het Licom, daarom wordt door Groen Totaal veel vaker een kleine maaimachine gebruikt. De kleine maaimachine beschikt niet over een opvangbak; een degelijke machine werd in het verleden ook door het Licom gebruikt. Bovendien bedragen de kosten voor het opruimen van gemaaid gras alleen al ca. € 6.700 per jaar.

Er wordt kort gediscussieerd over het aantal maaibeurten en de kosten van het groenonderhoud. Het bestuur wordt verzocht om bij Groen Totaal na te vragen of kan worden volstaan met minder maaibeurten. Van de zijde van het bestuur wordt voorgesteld om eventueel in een informatiebijeenkomst een contactpersoon van Groen Totaal uit te nodigen om een toelichting te geven op het groenonderhoud waarbij dan ook vragen kunnen worden gesteld over algemeen tuinonderhoud. Verder verdient het snoeien van de hagen in de brandpaden attentie. Sommige brandpaden zijn zo goed als ondoorgankelijk. Dit zal namens het bestuur met de bewoners worden gecommuniceerd door middel van de website en een nieuwsbrief. De eigenaren die nalatig zijn in het snoeien van hun haag zullen worden aangeschreven met het verzoek hun haag te gaan knippen. Het bestuur zal Wonen Zuid verzoeken de betreffende huurders aan te schrijven.

Het bestuur is van plan bij de gemeente Heerlen subsidie aan te vragen voor verlichting in de brandpaden.

Inmiddels zijn er ook afspraken met Wonen Zuid over vervanging van de bestrating van toegangspaden en brandpaden waarbij Wonen Zuid heeft toegezegd een evenredig deel volgens de verdeelsleutel eigenaren versus huurders voor rekening te zullen nemen.

Medegedeeld wordt dat als er klachten zijn, dit echt iedere keer gemeld moet worden. Pas dan kan er daadwerkelijk actie worden ondernomen!

Na deze discussie stelt het bestuur voor om, mede op advies van accountant Smeets en gezien het besprokene tot een noodzakelijke verhoging van de maandelijkse bijdrage over te gaan. Het voorstel van de verhoging zal circa drie euro zijn om een tekort voor te blijven. De Algemene Vergadering besluit unaniem dat de maandelijkse bijdrage met ingang van 1 juli 2009 voor een vaste periode van drie jaar door het bestuur wordt verhoogd met een vast bedrag. De bijdrage gaat dan van € 12,96 naar € 16,12. Inclusief glas- en rioolverzekering zal de bijdrage van € 15,28  naar € 18,50 gaan.

Dhr. Ruyters licht kort toe welke bijdragen de gemeente Heerlen inmiddels ook heeft gedaan. Dit zijn onder andere vergoedingen en subsidies van de kosten van de keermuur aan de het Dr. Nolensplein, de twee keermuren in de Zaterdagstraat, de beplanting, de keermuur en een bijdrage van € 8.000 in de vernieuwing van de toegangspaden in de Vrijdagstraat, alsook een bijdrage in de bestrating onder het raam van € 1.600 en gehele vergoeding van de kosten inzake de vernieuwing van de toegangspaden in de Maandagstraat. De voorzitter voegt toe dat Wonen Zuid hierin ook haar steentje heeft bijgedragen en dat Wonen Zuid heeft toegezegd in de toekomst bijzondere uitgaven naar rato van huurders haar deel bij te zullen dragen.

4. Voorstel overdracht van een aantal financiële zaken aan Jo Smeets Accountancy.

Vanwege het aftreden van penningmeester/secretaris dhr. Ruyters is de functie van penningmeester vacant. Omdat er thans niemand binnen de vereniging is die de functie en werkzaamheden op zich wil nemen, heeft Wonen Zuid toegezegd voor een periode van drie jaar de kosten van accountant dhr. Smeets te zullen dragen. Na twee jaar zal dit worden geёvalueerd. Een en ander zal contractueel worden vastgelegd. Ook in de statuten zullen de functiewijzigingen worden doorgevoerd. De functie van penningmeester wordt formeel overgedragen aan bestuurslid dhr. Eggen. De functie van secretaris zal worden overgedragen aan bestuurslid mevrouw Van Schijndel.

5. Voorstel inzake overdracht voortuinen en brandgangen Donderdagstraat huisnummer 1 tot en met 17 in verband met verkoop van de desbetreffende woningen.

De voorzitter licht het voorstel tot de overdracht van de voortuinen en de brandgangen van de Donderdagstraat kort toe. Het voorstel tot overdracht heeft voor de leden ter inzage gelegen. Indien de ledenvergadering akkoord gaat met toetreding, zal Wonen Zuid zorgdragen voor de kosten van renovatie van de voortuinen en de bestrating. Indien akkoord zal een en ander ook notarieel worden vastgelegd. Alle kosten als rechten en kosten van overdracht zullen voor rekening zijn van Wonen Zuid. De keermuren zullen eigendom van de verkoper (Wonen Zuid) blijven. De Algemene Vergadering verleent unaniem toestemming aan het bestuur voor toetreding van de betreffende woningen tot de vereniging en voor afwikkeling van de notariёle overdracht van de voortuinen en de brandgangen Donderdagstraat huisnummer 1 tot en met 17.

 6. Wijziging samenstelling Bestuur

Per 1 mei 2009 legt de heer Ruyters zijn functie van secretaris/penningmeester binnen het bestuur neer in verband met het bereiken van de leeftijd waarop hij vervroegd mag uittreden (VUT). De heer Eggen zal per 1 mei 2009 formeel het penningmeesterschap overnemen. Mevrouw Van Schijndel zal per deze datum de functie van secretaris vervullen.

7. Bespreken en vaststellen notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 19 mei 2008

De notulen leveren geen aanleiding tot vragen, worden ondertekend, aldus ongewijzigd vastgesteld en door de aanwezige leden goedgekeurd.

8. Ter kennisneming: Jaarverslag 2008

Het jaarverslag levert geen aanleiding tot vragen en wordt ter kennisgeving aangenomen.

9. Rondvraag en sluiting

Mevr.  Frasolek informeert hoe men denkt over het plaatsen van zonnepanelen. 

Dhr. Rogalski licht toe dat er in Duitsland projecten zijn die een rendabele investering van zonnepanelen subsidiëren. De voorzitter verzoekt dhr. Rogalski om zoveel mogelijk informatie over dit item te verzamelen en dit terug te koppelen naar de vergadering zodat gesprekken met gemeente Heerlen hierover kunnen worden opgestart.

Verschillende bewoners attenderen op een bewoner (huurder) in de wijk die veel overlast veroorzaakt voor medebewoners. Dhr. Hummel (Wonen Zuid) deelt mee dat het verstandig is om zoveel mogelijk klachten te melden zodat er dossiervorming kan plaatsvinden. Pas dan kan door de verhuurder ook gericht actie worden ondernomen. Ook door het inschakelen van politie op het moment dat de overlast plaats vindt kan een dossier worden aangelegd. Dossiervorming kan slechts plaatsvinden als de politie zelf overlast constateert.

Niets meer aan de orde zijnde, sluit de voorzitter een bijzonder zinvolle vergadering en dankt de aanwezigen voor hun inbreng en aanwezigheid. Een speciaal woord van dank wordt uitgesproken aan dhr. Ruyters die voor de vereniging erg veel heeft betekend.