Notulen ALV 03-11-2011 PDF Afdrukken E-mail

Gehouden op:  Donderdag 3 november 2011 om 19.30 uur

Vergaderlocatie:      SBM-gebouw te Heerlen

Achter de bestuurstafel:                       De heer H.J. Eggen. De heer I.J.G. Selker, De heer J.H. van den Eynden Namens Verwey VvE Management:   De heer J.F. Bos. De heer C.C.W. Meyer

1.      Opening van de vergadering

De heer J.F. Bos heet een ieder van harte welkom op deze Algemene Ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaars (hierna Vereniging of VvE).

2.      Vaststellen aantal aanwezige stemmen

Aan de hand van de presentielijst wordt vastgesteld dat 110 stemmen in persoon dan wel bij machtiging van de in totaal 224 uit te brengen stemmen aanwezig zijn.

3.      Mededelingen en ingekomen stukken

Mevrouw J. van den Akker-Schenk geeft aan enige afstand te gaan houden van het bestuur, daar zij vanwege drukke werkzaamheden en persoonlijke zaken niet genoeg tijd kan vrij maken voor haar bestuursfunctie binnen de Vereniging.

Het bestuur is samen met Verwey VvE Management het Beeldkwaliteitplan aan het doorlopen om te bekijken waar eventuele aanpassingen nodig zijn. Het Beeldkwaliteitplan is niet op alle punten duidelijk. Tevens vanwege de samenhang tussen het Beeldkwaliteitplan en de voortuinen zal er ook gekeken gaan worden naar het Groenplan. De doelstelling van het bestuur en Verwey VvE Management is om het Groenplan te agenderen op de eerst volgende Algemene Ledenvergadering.

De heer J.F. Bos geeft aan dat de overdracht van Smeets Accountancy naar Verwey VvE Management een trage start heeft gekend. Stukken zijn moeilijk aangeleverd waardoor ook deze Algemene Ledenvergadering vertraging heeft opgelopen om deze te organiseren.

4.     Bespreken en vaststellen van de notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 15 december 2010

De notulen van de Algemene Ledenvergadering van 15 december 2010 worden paginagewijs doorgenomen. Bij agendapunt 5: aanstellen extern (professioneel) bestuurder van Verwey VvE Management, dient te worden vermeldt dat de genoemde prijzen exclusief BTW zijn.
Rekening houdend met bovengenoemde wijziging worden de notulen ter goedkeuring voorgelegd.

Besluit: De gewijzigde notulen worden met unanieme stemmen goedgekeurd.
 
5.      Bespreken jaarstukken 2010

- verslag kascontrolecommissie
Geen van de leden uit de kascontrolecommissie is aanwezig op deze Algemene Ledenvergadering.
De kascontrolecommissie heeft de jaarstukken, welke opgesteld en aangeleverd zijn door administrateur
Smeets Accountancy, bekeken en adviseert de vergadering om de jaarstukken goed te keuren.

- bespreken en goedkeuren jaarstukken en exploitatiekosten 2010
De jaarstukken 2010 worden doorgenomen en waar nodig aan de hand van vragen toegelicht. Een aantal
zaken welke worden toegelicht zijn de rioleringsverzekering, glasverzekering alsmede de bestuursvergoeding. Aangaande de rioleringsverzekering is het bestuur samen met Verwey VvE Management aan het onderzoeken wat er binnen de dekking van deze verzekering valt.

De jaarstukken worden in stemming bracht. Het advies luidt om de jaarstukken conform het advies van de kascontrolecommissie goed te keuren.

Besluit: Met 3 stemmen vóór, 103 onthoudingen en 4 stemmen tégen wordt het jaarstuk 2010 niet goedgekeurd.

De Algemene Ledenvergadering heeft besloten de jaarstukken niet goed te keuren en wenst aanvullende specificaties van de balansposten te ontvangen door Smeets Accountancy, te weten: de vorderingen en de overlopende activa alsmede de overige schulden (inmiddels ontvangen).
De reden van afkeuring van het jaarstuk is mede gelegen in het feit dat géén van de leden van de kascontrolecommissie aanwezig was tijdens de Algemene Ledenvergadering en ook de schriftelijke goedkeuring van de kascontrolecommissie niet ter plaatse was. Het jaarstuk 2010 zal in de volgende Ledenvergadering opnieuw ter goedkeuring worden voorgelegd.

Mededeling: Het jaarstuk 2010 zal voor wat betreft de cijfermatige opstelling wel dienen als beginbalans voor het boekjaar 2011.

- decharge bestuur/bestuurder
Het advies van de kascontrolecommissie luidt om het bestuur alsmede de administrateur te dechargeren voor het gevoerde beleid. Gezien het voorgaande besluit is het onmogelijk de administrateur te dechargeren. Derhalve wordt enkel in stemming gebracht decharge van het bestuur.

Besluit: Het voorstel wordt met 109 stemmen vóór, 1 onthouding en 0 stemmen tégen aangenomen.

- (her)benoeming kascontrolecommissie
De heren M.J.P. Geneste en W.H. Eymael alsmede mevrouw A.J. Dassen zijn de huidige leden van de kascontrolecommissie. De Algemene Ledenvergadering wenst andere leden te benoemen i.v.m. de afwezigheid van de kascontrolecommissie. De heren V.R.M. Crutzen, H. Spaetgens en J. Mengels geven aan graag te willen toetreden tot de kascontrolecommissie.

Besluit: Met unanieme stemmen worden de heren V.R.M. Crutzen, H. Spaetgens en J. Mengels benoemd tot de kascontrolecommissie.

6.      Bespreken begroting 2012 en de daaruit voortvloeiende eigenaarsbijdragen

De begroting 2012 wordt doorgenomen en waar nodig toegelicht. Nadat alle vragen zijn beantwoord luidt het voorstel om de begroting 2012 goed te keuren met dien verstande dat de eigenaarsbijdrage per 1 juli 2012 verhoogt zal worden naar € 20,00.De eigenaarsbijdrage voor leden die  niet meedoen in de collectieve glasverzekering zal verhoogd worden naar € 18,21.

Besluit: Met 98 stemmen vóór, 7 stemmen tégen en 5 onthoudingen wordt de begroting 2012 goedgekeurd met dien verstande dat de eigenaarsbijdrage per 1 juli 2012 wordt verhoogd. 


7.      Formaliteiten

a)  Het voorstel luidt om de eigenaarsbijdrage als volgt te definiëren:
de voorschotbijdrage als bedoeld in artikel 7 van de statuten wordt als volgt vastgesteld:
Het 1/12 – gedeelte van het bedoelde aandeel in de Vereniging vermeerderd met de wettelijke rente, incassokosten en procedurekosten gemaakt ter inning van die voorschotbijdrage.
Besluit: Met unanieme stemmen wordt het voorstel goedgekeurd. b)  Vaststellen van een aanmaningsprocedure
- machtiging bestuurder voor het treffen van (rechts)-maatregelen bij achterstand in betalingen en het in rekening mogen brengen van alle hierbij behorende kosten, zowel in als buiten
rechte, bij de wanbetaler.
Besluit: Met unanieme stemmen wordt het voorstel aangenomen.

8.      Contractverlenging Verwey VvE Management als extern bestuurder

Wonen Zuid heeft reeds aangegeven in het kader van de verdere professionalisering van de Vereniging, de kosten voor het inschakelen van Verwey VvE Management op zich te willen nemen voor 2012.
De Vereniging zal hierdoor géén kosten maken voor de aanstelling van Verwey VvE Management als extern bestuurder voor het jaar 2012.

Het voorstel luidt om het contract met Verwey VvE Management voor 2012 te verlengen.

Besluit: Met unanieme stemmen wordt het voorstel goedgekeurd.

9.      Contractverlenging GroenTotaal

GroenTotaal heeft een nieuwe contractaanbieding gedaan. De inhoud van het contact zal hetzelfde blijven als voorheen. De contractaanbieding die GroenTotaal gedaan heeft geldt voor een termijn van 5 jaar waarbij de kosten jaarlijks gelijk blijven.
Kostenstijgingen voor de komende 5 jaar worden hierdoor voorkomen. Het voorstel luidt om de contractaanbieding goed te keuren met dien verstande dat deze voor een termijn van 5 jaar verlengd wordt.

Besluit: Met 108 stemmen vóór, 1 stem tégen en 1 onthouding wordt het voorstel goedgekeurd.

10.    Aanpassen van het Huishoudelijk Reglement

Ter stemming wordt gebracht een uitbreiding van artikel 2 van het Huishoudelijk Reglement met een nieuw punt waarin wordt benadrukt dat het wijzigen van de voortuinen en andere voorzieningen die eigendom zijn van de Vereniging, niet is toegestaan zonder schriftelijke toestemming van de Vereniging.
Dit punt wordt geagendeerd omdat men meerdere keren is geconfronteerd met bewoners die eigenhandig voorzieningen van de Vereniging aanpassen zonder toestemming en die mogelijk in strijd zijn met het Beeldkwaliteitplan.

Het voorstel voor het nieuwe artikel 2, punt 6 luidt:
“Het is niet toegestaan zonder schriftelijke toestemming van het bestuur wijzigingen aan te brengen in de voorzieningen (voortuinen, paden, plantsoenen en overig gemeenschappelijk eigendom) van de Vereniging.”

Besluit: Met 106 stemmen vóór, 4 stemmen tégen en 0 onthoudingen wordt de uitbreiding van artikel 2 van het Huishoudelijk Reglement goedgekeurd.
 
11.    Toevoegen en aanpassen bepalingen in toetsingkader Beeldkwaliteitplan

Het bestuur stelt voor het toetsingkader Beeldkwaliteitplan op 2 punten te wijzigen:

1.     Het aanpassen van punt 4 van: “Nieuwe rolluiken zijn alleen toegestaan in een witte kleur die de witte kleur van de kozijnen benadert”, naar: “Nieuwe rolluiken zijn alleen toegestaan in de kleur wit (RAL 9010).”

Besluit: Met 107 stemmen vóór, 2 onthoudingen en 1 stem tégen wordt het voorstel goedgekeurd.

2.     Het toevoegen van artikel 10B: “Zonnepanelen zijn alleen toegestaan aan de achterzijde van de woning en niet aan de voorzijde”.

Besluit: Met 9 stemmen vóór, 98 stemmen tégen en 3 onthoudingen en wordt het voorstel afgewezen.

12.    Rondvraag

De heer J.H.P. Nijssen:                   Ter plaatse van de Vrijdagstraat/Zondagstraat staan de populieren erg hoog, hoger zelfs dan de woningen. Kan hier wat aan gedaan worden? Verwey VvE Management zal hiervoor offerte opvragen bij Groentotaal.

De heer J. Mengels:                        Hoe zit het precies met de riolering, is er al duidelijkheid wat voor rekening is van de eigenaar en wat voor rekening van de Vereniging is?
De heer J.F. Bos geeft aan dat de inhoud van de rioleringsverzekering op dit moment wordt onderzocht. De verwachting is dat tijdens de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering duidelijkheid kan worden verschaft.

13.    Sluiting van de vergadering

De heer J.F. Bos dankt de aanwezigen voor hun komst en inbreng en sluit de vergadering.