Notulen ALV 17-07-2012 PDF Afdrukken E-mail

Gehouden op:          Dinsdag 17 juli 2012 om 19.30 uur

Vergaderlocatie:      SBM-gebouw te Heerlen

Achter de bestuurstafel: De heer H.J. Eggen. De heer I.J.G. Selker. De heer J.H. van den Eynden, Namens Verwey VvE Management:   De heer C.C.W. Meyer

1.      Opening van de vergadering

De heer C.C.W. Meyer heet een ieder van harte welkom op deze Algemene Ledenvergadering van de
Vereniging van Eigenaars (hierna Vereniging of VvE).

2.      Vaststellen aantal aanwezige stemmen

Aan de hand van de presentielijst wordt vastgesteld dat 105 stemmen in persoon dan wel bij machtiging van de in totaal 224 uit te brengen stemmen aanwezig zijn.

3.      Mededelingen en ingekomen stukken

De heer V.R.M. Crutzen geeft aan het niet eens te zijn met de vergaderdatum midden in de vakantieperiode. Het verzoek aan Verwey VvE Management is om de vergadering niet meer in juli of augustus te laten plaatsvinden. De heer C.C.W. Meyer geeft aan dat, tenzij de omstandigheden daartoe aanleiding geven, de Algemene Ledenvergadering in de toekomst eerder zal plaatsvinden.
De jaarstukken 2011 zijn gezamenlijk met de kascontrolecommissie gecontroleerd. Aansluitend is de Algemene Ledenvergadering uitgeschreven. De nadruk van deze Algemene Ledenvergadering ligt met name op de goedkeuring van de jaarstukken.

Verder geeft hij dat uit de enquête is gebleken dat de leden de renovatie van de toegangspaden het belangrijkst vinden. Verwey VvE Management heeft samen met het bestuur de mogelijkheden onderzocht. Het feit dat er meerdere partijen bij betrokken zijn heeft voor vertraging gezorgd.

In het najaar zal er opnieuw een Algemene Ledenvergadering plaatsvinden waarbij met name het grootonderhoud voor de Vereniging zal worden besproken. Hieronder vallen de renovatie van de toegangspaden, het beeldkwaliteitsplan en het groenplan.

4. Vaststellen van de agenda

Er zijn schriftelijk geen wijzigingen ontvangen ten aanzien van de agenda, noch wenst een der aanwezigen een wijziging hierop aan te brengen zodat deze conform kan worden vastgesteld.
 

5.     Bespreken en vaststellen van de notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 3 november 2011

De notulen van de Algemene Ledenvergadering van 3 november 2011 worden paginagewijs doorgenomen.
De heer V.R.M. Crutzen denkt dat de stemverhouding bij agendapunt 11.2. (plaatsing zonnepanelen) niet juist is. Wonen Zuid zou zich hierbij van stemming hebben onthouden.
De heer C.C.W. Meyer geeft aan dat Wonen Zuid zich bij de vorige ledenvergadering voornamelijk van stemming heeft onthouden echter bij dit agendapunt is er expliciet tegen gestemd.

Besluit: De notulen worden met 101 stemme vóór, 4 stemmen tégen en 0 onthoudingen goedgekeurd.

6.      Bespreken jaarstukken 2011

- verslag kascontrolecommissie
De kascontrolecommissie geeft aan dat de jaarstukken samen met Verwey VvE Management zijn gecontroleerd. De stukken zagen er goed en overzichtelijk uit waarbij geconcludeerd mag worden dat er geen onvolkomenheden zijn gesignaleerd. Het advies van de kascontrolecommissie luidt om de jaarstukken goed te keuren alsmede de bestuurder te dechargeren voor het gevoerde financiële beleid.

- bespreken en goedkeuren jaarstukken en exploitatiekosten
De jaarstukken 2011 worden doorgenomen en waar nodig aan de hand van vragen toegelicht. Een aantal zaken wordt verder toegelicht waaronder dagelijks onderhoud, de reserve grootonderhoud en de rioolverzekering. Het verzoek van de vergadering is om een polis van de rioolverzekering te mogen ontvangen. Verwey VvE Management zal dit bij Wonen Zuid navragen.
Als alle vragen zijn beantwoord luidt het voorstel om het advies van de kascontrolecommissie op te volgen en de jaarstukken 2011 goed te keuren.

Besluit: Met 100 stemmen vóór, 3 stemmen tégen en 2 onthoudingen wordt het besluit goedgekeurd om de jaarstukken goed te keuren alsmede het voordelig exploitatieresultaat toe te voegen aan de reserve groot onderhoud.

- besluitvorming omtrent bestemming exploitatieresultaat
Voorgesteld wordt om het voordelig exploitatieresultaat ad € 4.516,10toe te voegen aan de reserve grootonderhoud.

- decharge bestuur/bestuurder
Het advies van de kascontrolecommissie luidt om het bestuur alsmede de administrateur te dechargeren voor het gevoerde beleid.

Besluit: Het voorstel wordt met 102 stemmen vóór, 3 stemmen tégen en 0 onthoudingen aangenomen.

- (her)benoeming kascontrolecommissie
De heren V.R.M. Crutzen en H. Spaetgens geven te kennen de kascontrolecommissie niet meer te willen uitvoeren. De heer J. Mengels geeft aan de kascontrole nogmaals te willen uitvoeren. De heer M.J.P. Geneste wilt graag toetreden tot de kascontrolecommissie..

Besluit: Met unanieme stemmen worden de heren J. Mengels en M.J.P. Geneste (her)benoemd tot de kascontrolecommissie.

Noot: De jaarstukken 2010 zullen aankomende ledenvergadering ter goedkeuring worden voorgelegd. 


7.      Bespreken begroting 2012 en de daaruit voortvloeiende eigenaarsbijdragen

De begroting 2012 wordt doorgenomen en waar nodig toegelicht. Nadat alle vragen zijn beantwoord luidt het voorstel om de begroting 2012 goed te keuren met dien verstande dat de eigenaarsbijdrage ongewijzigd blijft.

Besluit: Met 100 stemmen vóór, 3 stemmen tégen en 2 onthoudingen wordt de begroting 2012 goedgekeurd met dien verstande dat de eigenaarsbijdrage ongewijzigd blijft.

8.        Voortgang renovatie van de toegangspaden

Uit de enquête welke gehouden is onder de leden van de Vereniging Witte Wijk Molenberg blijkt dat de men wil dat er prioriteit wordt gegeven aan de renovatie van de toegangspaden.

Verwey VvE Management heeft diverse offertes opgevraagd. Daarnaast heeft er recentelijk een bespreking plaats gevonden met het bestuur, Verwey VvE Management en Wonen Zuid om de financierings- mogelijkheden te bespreken.

De insteek bij de renovatie zal zijn dat de toegangspaden weer uniform worden aangelegd daar er op enkele plaatsen wildgroei heeft plaatsgevonden. Gevraagd wordt of er mogelijkheden zijn om de toegangspaden te verbreden.
De heer C.C.W. Meyer geeft aan dat dit geen wenselijke situatie is, enerzijds omdat dit betekent dat de renovatiekosten dan hoger zullen uitvallen, anderszijds betekent dit dat dan tevens alle tuintjes dienen te worden aangepast, hetgeen nogmaals prijsverhogend werkt. Als er sprake is van invaliditeit kan in overleg worden bepaald of een aanpassing noodzakelijk is.

De uitkomst en voortgang van de renovatie van de toegangspaden zal ter bespreking worden voorgelegd in de najaarsvergadering.

9.      Formaliteiten

a)  Het voorstel luidt om de eigenaarsbijdrage als volgt te definiëren:
de voorschotbijdrage als bedoeld in artikel 7 van de statuten wordt als volgt vastgesteld:
Het 1/12 – gedeelte van het bedoelde aandeel in de Vereniging vermeerderd met de wettelijke rente, incassokosten en procedurekosten gemaakt ter inning van die voorschotbijdrage.
Besluit: Met unanieme stemmen wordt het voorstel goedgekeurd. b)  Vaststellen van een aanmaningsprocedure:
- machtiging bestuurder voor het treffen van (rechts)-maatregelen bij achterstand in betalingen en het in rekening mogen brengen van alle hierbij behorende kosten, zowel in als buiten
rechte, bij de wanbetaler.
Besluit: Met unanieme stemmen wordt het voorstel aangenomen.

10.    Rondvraag

De heer V.R.M. Crutzen:  Reeds in vorige vergadering is aangegeven dat het pad aan de achterzijde van de woningen ter hoogte van Doctor Nolensplein 22 te smal is geworden. Ik krijg hier met met de scootmobiel niet de bocht gehaald daar de schutting precies op de kadastrale erfscheiding is gezet. Conform de bouwverordening dient de minimale breedte voor paden voor minder- validen 1,10m breed te zijn.
De heer C.C.W. Meyer geeft aan dat de bewoner/ster van Doctor Nolensplein 22 in zijn/haar recht staat om op de erfafscheiding een schutting te plaatsen.
 
Het primaire toegangspad richting ingang van de woning ligt aan de voorzijde van de woning. Conform het bouwbesluit dient het toegangspad van de openbare weg naar de woning 1,10m breed te zijn.

De officiële site van de Witte Wijk is verouderd, wanneer volgt hier een update van?
De heer C.C.W. Meyer geeft aan dat dit op korte termijn met het bestuur zal worden opgepakt.

De heer J. Mengels: Wat is de status van de Donderdagstraat?
De heer C.C.W. Meyer geeft aan dat hier nog niets bekend over is. Vooralsnog zal de Donderdagstraat niet betrokken worden in de VvE Witte Wijk Molenberg. De status van de Donderdagstraat is nagevraagd bij Wonen Zuid, hierop zal nog terugkoppeling plaatsvinden.

De heer M.J.P. Geneste:  Ik wil graag de complimenten geven voor deze gestructueerde vergadering. Ik hoop dat men zich aan de gemaakte afspraken houdt.

11.    Sluiting van de vergadering

De heer C.C.W. Meyer dankt de aanwezigen voor hun komst en inbreng en sluit de vergadering.